Как оптимизировать расходы на бумагу и тонер в офисе: чек-лист

Расходы на офисную печать относятся к тем операционным затратам, которые часто списывают как неизбежные. Однако хаотичная печать, закупка расходников по розничным ценам и выброшенные в корзину черновики незаметно вымывают из бюджета компании солидные средства.

Для эффективного контроля не нужно полностью запрещать печать - достаточно внедрить чёткие технические и организационные правила. Этот чек-лист поможет вам выявить скрытые расходы и оптимизировать бюджет на документооборот.

Организационные меры (настройка процессов)

Внедрите правило двусторонней печати по умолчанию (Duplex). В системных настройках абсолютно всех компьютеров офиса установите режим печати с обеих сторон листа как приоритетный. Это автоматически уменьшает расход бумаги почти на 30-50%.

Перейдите на экономные шрифты. Печать жирных заголовков и массивных шрифтов вроде Arial или Trebuchet MS расходует на 20-30% больше тонера, чем очищенные тонкие шрифты. Утвердите как корпоративный стандарт для внутренних документов экономичные гарнитуры, например, Century Gothic или Times New Roman.

Введите правило «Электронного согласования». Запретите печатать промежуточные версии приказов, договоров или смет для внутреннего визирования. Все правки и согласования должны происходить в облаке (Google Docs), CRM-системе или через корпоративные мессенджеры. На бумагу должен попадать только финальный вариант.

Организуйте зоны для «черновиков». Установите возле каждого МФУ специальную корзину для бумаги, использованной только с одной стороны. Эта бумага подходит для внутренних заметок, печати промежуточных чеков или записей IT-отдела.

Внедрите ЭДО (Электронный документооборот). Переведите работу с контрагентами, поставщиками и внутренние заявления сотрудников на платформы электронного документооборота (например, Вчасно, M.E.Doc и т. д.). Цифровая подпись полностью заменяет кучу бумажных папок в шкафах.

Технические меры (настройка оргтехники)

Активируйте «Эко-режим» печати (Toner Save). Для 90% внутренней документации (накладные, черновики, отчёты, акты) не нужна максимальная контрастность. Эко-режим снижает насыщенность чёрного цвета на 15-20%, что визуально не мешает чтению, но существенно продлевает жизнь одной заправки картриджа.

Ограничивайте цветную печать. Цветной тонер в 4-5 раз дороже чёрно-белого. С помощью ПО или в настройках принтера заблокируйте возможность цветной печати для всех отделов, кроме маркетинга, дизайна или высшего руководства.

Установите запрет на печать веб-страниц без подготовки. Печать страниц непосредственно из браузера выводит на бумагу лишние цветные баннеры, навигационные меню и пустые блоки, расходуя кучу тонера. Научите персонал пользоваться расширениями для очистки текста или функцией «Печать только выделенного».

Контроль закупки и сервиса

Откажитесь от хаотичных разовых ремонтов. Вызов случайного мастера при каждой поломке принтера - это переплата по розничным тарифам и постоянные простои офиса. Заключите договор на корпоративное обслуживание оргтехники с сервисным центром. Это обеспечит регулярную профилактику (ТО) устройств и замену деталей по оптовым ценам.

Перейдите на картриджи повышенной ёмкости (X-версии). При покупке новых расходников выбирайте модели с маркировкой «X» или «XD» (например, вместо HP CF226A покупайте CF226X). Они стоят немного дороже, но содержат вдвое больше тонера, что существенно снижает себестоимость одного отпечатка.

Используйте качественные совместимые картриджи или «первопроходцы». Для повседневной печати документов нет смысла покупать дорогие оригинальные картриджи (OEM). Используйте проверенные фабричные совместимые аналоги или заказывайте в сервисе «первопроходные» картриджи (оригинальные корпуса, прошедшие только один заводской цикл). Это сохранит качество печати по цене ниже на 70-80%.

Рассмотрите аутсорсинг печати (MPS). Если офис печатает более 5 000 страниц в месяц, проанализируйте переход на покопийную оплату. Подрядчик сам установит МФУ, будет контролировать остаток тонера и обслуживать технику. Вы будете платить только фиксированную цену за фактически напечатанный лист.

Безопасность и администрирование

Внедрите авторизацию по картам или PIN-кодам (Secure Print). Принтер не должен печатать документ, пока сотрудник физически не подойдёт к нему и не приложит свой пропуск или не введёт персональный код. Это мгновенно ликвидирует стопки забытых документов, которые ежедневно накапливаются на лотках и потом идут в шредер. Подробнее об этом подходе читайте в отдельной статье о безопасной печати.

Установите программное логирование печати. Интегрируйте системы контроля (например, PaperCut или аналоги от производителей техники). Руководитель должен в конце месяца видеть чёткий отчёт: какой отдел и конкретный сотрудник потратили больше всего бумаги и тонера. Сам факт наличия такого контроля дисциплинирует персонал и прекращает печать личных материалов за счёт фирмы.

Оптимизация расходов - это не про тотальную экономию, а про ликвидацию расточительства. Внедрение даже половины пунктов из этого чек-листа (в частности, автоматической двусторонней печати, эко-режима тонера и авторизации на принтере) позволяет среднему офису сократить расходы на обслуживание оргтехники на 25-40% уже в первые два месяца.

Готовы оптимизировать расходы на печать в вашей компании? Обратитесь в Expert Service - рассчитаем оптимальную модель обслуживания под ваш объём печати.