Купівля принтера чи оренда: рахуємо витрати для офісу на 10 робочих місць

Коли компанія розширюється або відкриває новий офіс, виникає потреба в організації друку документів. Для колективу з 10 співробітників звичайний домашній принтер не підійде - потрібен надійний багатофункціональний пристрій із високою швидкістю роботи та великим ресурсом картриджа. Що вигідніше для бізнесу: одноразово інвестувати в закупівлю власного обладнання чи скористатися послугою оренди принтерів? Давайте порахуємо всі приховані витрати.

Варіант 1. Купівля власного БФП (Капітальні витрати)

На перший погляд, покупка здається найнадійнішим кроком: заплатив один раз - і техніка належить компанії. Проте реальні витрати лише починаються після розпакування коробки.

Що входить у вартість володіння:

Стартові інвестиції. Надійний мережевий БФП для середнього офісу (формат А4, лазерний, із двостороннім друком та швидкістю від 30 сторінок за хвилину) коштує чимало. Додайте сюди закупівлю хоча б одного запасного картриджа, щоб офіс не зупинився в невідповідний момент.

Обслуговування та ЗІП. Раз на кілька місяців картриджі потрібно заправляти або замінювати. Крім того, лазерні принтери потребують періодичної заміни деталей: фотобарабанів, роликів захоплення паперу та термоплівок. Усі ці витрати лягають на бюджет компанії окремими платежами, які складно спланувати заздалегідь.

Амортизація та ремонт. Будь-яка техніка з часом зношується або ламається. Якщо принтер вийде з ладу, компанія самостійно оплачує ремонт та послуги майстра. Вартість запчастин для принтерів та БФП може суттєво збільшити загальні витрати на утримання техніки.

Простій офісу. Поки принтер перебуває в сервісному центрі, робота з паперовими документами повністю зупиняється, що несе непрямі збитки для бізнесу.

Варіант 2. Оренда оргтехніки (Операційні витрати)

Оренда принтерів та картриджів - це модель, за якої компанія платить лише фіксовану абонентську плату або фіксовану вартість за кожну надруковану сторінку. Сам пристрій сервісний центр надає безкоштовно або за мінімальну вартість.

Що ви отримуєте в пакеті послуг:

Нуль стартових витрат. Ви не вилучаєте гроші з обігу бізнесу на купівлю дорогого обладнання.

Повне сервісне забезпечення. Доставка, професійне налаштування в офісній мережі, регулярне технічне обслуговування, заправка картриджів та постачання витратних матеріалів уже включені у вартість договору. Ви купуєте лише папір.

Послуга «Підмінний фонд». Якщо орендований БФП ламається, сервісний центр зобов'язаний безкоштовно відремонтувати його на місці або миттєво надати аналогічний принтер на заміну. Робота вашого офісу не зупиниться ні на день.

Прогнозований бюджет. Ви чітко знаєте свої витрати на місяць уперед і платите лише за реальні обсяги друку.

Простий розрахунок для 10 робочих місць

В середньому офіс на 10 людей друкує близько 3 000–5 000 сторінок на місяць. При купівлі ви одразу витрачаєте велику суму на обладнання, а потім щомісяця нерегулярно докуповуєте тонер та оплачуєте ремонти. За рік сукупна вартість володіння може неприємно здивувати.

При оренді ви платите невелику щомісячну плату, яка повністю покриває ці 5 000 сторінок, включаючи заправку, ремонти та підміну техніки.

Остаточний висновок

Купівля власного принтера виправдана лише в тому випадку, якщо обсяги друку у вашому офісі мінімальні (до 500 сторінок на місяць) і техніка майже не зношується.

Для активного офісу на 10 робочих місць оренда є значно вигіднішою. Вона звільняє компанію від головного болю, пов'язаного з пошуком майстрів, закупівлею запчастин та раптовими витратами на ремонт, перетворюючи хаотичні витрати на зрозумілий і стабільний щомісячний платіж.

Якщо ж ви все-таки вирішили придбати власну техніку - Expert Service пропонує широкий асортимент витратних матеріалів для друку з доставкою по всій Україні вже наступного дня.